Wiki - Plugin Manageentities

Description

Le module Manageentities de GLPI permet de gérer les entités comme des clients.
Vous pouvez lier des documents, contacts, contrats à une entité.
De plus vous pouvez créer des rapports d'interventions liés à des tickets, et faire le suivi de contrats de vos entités.
Vous avez la possibilité d'accéder au tableau de bord du plugin lors du démarrage de GLPI.

Pour une entité donnée, vous définissez :

  • les contacts associés (ainsi que le responsable),
  • les contrats associés (ainsi que celui utilisé par défaut),
  • le tarif journalier pour un type d'intervention donné, (si vous utilisez la configuration journalière et la tarification)
  • les documents associés.
  • Puis dans le détail du contrat, vous définissez le type de gestion du contrat
  • Puis vous pouvez associer des périodes de contrat avec un nombre de jours et un type d'intervention (si vous utilisez la tarification)
  • Une fois ceci fait, vous pourrez créer des rapports d'intervention et ainsi avoir le décompte du contrat utilisé.

Configuration

Dans la configuration du plugin, vous choisissez:
  • si vous souhaitez sauvegarder les rapports (Compte-Rendu d'Intervention) dans glpi
  • la rubrique liée à vos futurs CRI (Si vous sauvegardez les rapports dans glpi)
  • si vous souhaitez utiliser la tarification (type d'intervention)
  • si vous souhaitez utiliser un décompte à la journée ou à l'heure
  • si vous souhaitez lier un ticket à un contrat sans générer le CRI
  • le nombre d'heures pour une journée (si le décompte est à la journée)
  • si vous souhaitez que seuls les tickets avec la validation "acceptée" soient concernés pour le calcul des consommés (si le décompte est à l'heure)
  • Si la tarification n'est pas utilisée, il faut préciser, dans les catégories de tâches, quelle catégorie sera prise en considération pour le décompte du consommé.

Processus d'utilisation du plugin

  1. Configuration du plugin
  2. Création d'une entité correspondant à un client.
  3. Création d'un contrat dans cette entité
  4. Liaison de ce contrat à cette entité via l'onglet Contrat dans Plugins - Portail entités
  5. Création d'un type de gestion et d'une période de contrat via l'onglet détail du contrat
  6. Création d'un ticket dans cette entité
  7. Création d'au moins une tâche planifiée pour le ticket
  8. Création dun compte rendu d'intervention via l'onglet rapport d'intervention du ticket

Utilisation

Liaison du contrat à une entité

Dans Plugins - Portail Entités, onglet Contrats, sélectionnez le contrat via la liste déroulante puis cliquez sur Ajouter.
Le contrat est lié à l'entité.

Création d'un type de gestion du contrat

Dans Gestion - Contrats, sélectionnez un contrat.
Dans l'onglet détail du contrat, un formulaire de type de gestion est disponible.
Renseignez la date de signature, la date de reconduction.
Si votre configuration est horaire, sélectionnez le mode de gestion (annuel ou trimestriel) et le type de contrat de service (illimité, intervention ou horaire).

Cliquez sur ajouter. Le type de gestion du contrat est créé.

Création d'une période de contrat

Dans Gestion - Contrats, sélectionnez un contrat.
Dans l'onglet détail du contrat, cliquez sur ajouter une période de contrat.
Un formulaire de période de contrat s'affiche.
Renseignez la période du contrat, le report de crédit, la date de début, la date de fin, le crédit initial, l'état du contrat.
Si votre configuration utilise la tarification, renseignez le type d'intervention par défaut.
Cliquez sur ajouter. La période du contrat est créée.

Si votre configuration utilise la tarification, sélectionnez ou créez le tarif journalier appliqué à ce type d'intervention.

Génération de CRI

Dans assistance - Tickets, onglet Rapport d'intervention, si votre ticket possède au moins une tâche planifiée ou une tâche planifiée ayant une catégorie prise en considération pour le décompte du consommé (configuration sans tarification) et si votre ticket possède la validation acceptée (configuration à l'heure où seuls les tickets avec la validation "acceptée" sont concernés pour le calcul des consommés) alors un formulaire d'association à un contrat (configuration autorise la liaison d'un ticket à un contrat sans générer le CRI) et un bouton génération du rapport d'intervention est disponible.

Sélectionnez le contrat associé dans la liste déroulante (configuration autorise la liaison d'un ticket à un contrat sans générer le CRI).
Cliquez sur ajouter.
Le ticket est lié à ce contrat.

Une fois toutes les tâches saisies, cliquez sur génération du rapport d'intervention.
Une pop-up s'affiche avec un formulaire.
Vous pouvez alors ajouter un intervenant, choisir le contrat.

Vous pouvez alors choisir les techniciens concernés, le contrat concerné, ainsi que le type d'intervention si vous utilisez la tarification. Ensuite vous avez la possibilité de visualiser le document généré avant de l’enregistrer.

Plugins - Portail Entités

Dans Plugins - Portail Entités, un tableau de bord s'affiche avec différents onglets.

  • Suivi général : permet d'afficher la liste des contrats par entité avec le détail du contrat(le crédit initial, le consommé, le restant ...). Cet onglet n'est pas visible pour les utilisateurs ayant accès à l'interface simplifiée.

  • Données administratives : permet d'associer les contacts à une entité et de définir lequel sera responsable de l'entité.

  • Contrats : permet d'associer les contrats à une entité et de définir quel contrat sera utilisé par défaut pour la génération des CRI.

  • Planning client : permet de visualiser les 10 derniers tickets résolus et les 10 derniers tickets créés pour l'entité.
  • Rapports d'intervention : permet de visualiser les 10 derniers CRI de l'entité.

  • Documents : permet d'associer des documents à une entité.

Affichage des consommations d'un contrat

Dans Gestion - Contrats, Onglet Détail du contrat, cliquez sur une période de contrat, vous pouvez ainsi visualiser les interventions liées à cette période de contrat ainsi que le calcul des consommations (restant, dépassement, consommé).